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Vitor Lourenço

Reuniões Bem-sucedidas

Janeiro/2004

Permitam-me dar-lhes alguns conselhos para uma reunião bem-sucedida.
Estabeleça uma duração sempre maior que a necessária. Se a reunião terminar mais cedo, os participantes ficarão visivelmente surpresos; se, ao contrário, exceder o tempo previsto em vinte e cinco segundos, sua atenção se desviará para o relógio.
Comece os trabalhos pontualmente, independentemente de quem esteja presente. Encerre-os também pontualmente, não importa quem esteja atento.
Considere a possibilidade de punir os atrasados. Há dois modos de fazê-lo: R$ 1,00 por minuto atrasado ou R$ 1,00 por minuto atrasado multiplicado pelo número de participantes (essas são as pessoas que tiveram de esperar). Foi o que disse a um funcionário que habitualmente chegava atrasado às reuniões. "Há oito pessoas esperando, e você está cinco minutos atrasado. Isso quer dizer que você desperdiçou quarenta minutos desta empresa, e não cinco. Tempo é dinheiro. Sei exatamente quanto ganham por minuto. Da próxima vez que chegar atrasado, vou mostrar-lhe por escrito quanto você custa a esta empresa". Os gerentes até chegaram a discutir a implantação dessa idéia em suas reuniões.
A Eriez Magnetics, localizada em Erie, na Pensilvânia, acredita ter resolvido o problema de reuniões que começam depois do horário previsto e ultrapassam o horário de encerramento: as reuniões ocorrem sempre antes das 9 horas da manhã ou depois das 4 e meia da tarde. O resultado tem sido positivo, embora não totalmente. O horário é muito apertado, sobretudo para os que têm família ou moram longe do trabalho.
Programe reuniões para as 9h10 ou 12h20, por exemplo. É mais fácil memorizar horários pouco usuais do que os já muito "batidos", como, por exemplo, 9h30 ou 12h15.
Para manter os participantes animados só sirva lanches nas reuniões matinais. Geralmente, são mais leves e as pessoas estão mais dispostas. Almoços de negócio são muito bons, desde que sejam servidos no fim. Caso contrário, os participantes ficam "moles" e perdem a criatividade. Reserve esse tipo de reunião para ocasiões especiais.
Envie com antecedência a pauta da reunião. Os participantes devem entrar na sala sabendo do que se vai tratar. Diga-lhes o que se deseja solucionar, quanto tempo será dispensado a cada ponto, qual será o tempo total de duração, como devem preparar-se e o que devem trazer.
As reuniões de brainstorming devem ocorrer uma vez por ano. A experiência mostra que essa modalidade acaba sendo pouco produtiva. A reunião de brainstorming requer um bom número de indivíduos para animá-la, mas, por falta de participação, apenas 20% do grupo realmente contribui, ao passo que os outros 80% mantêm-se ociosos. É melhor considerar a possibilidade de formação de duplas que se reúnam regularmente, pois estarão mais inclinadas a compartilhar idéias criativas.
Devem-se evitar reuniões sem liderança, mesmo do ponto de vista do conceito de equipe. Alguém deve liderar. Bons líderes não monopolizam; cuidam, pelo contrário, para que tudo transcorra bem. Quanto a mim, geralmente começo os trabalhos expondo algumas regras. "Muito bem, pessoal. Esta é uma reunião de brainstorming. Regra número um: haverá completa liberdade de opinião. Regra número dois: nenhum atrito, nem diminuição do valor das idéias dos companheiros."
Toda reunião dá margem a conflitos. O conflito é saudável nos debates. Os encontros de Jesus com líderes políticos e religiosos de seu tempo eram cheios de controvérsia. No entanto, não degeneravam em alusões depreciativas, nem sarcasmo, ofensas verbais, gritos, abandono do recinto, concessões apressadas ou excesso de polidez. Não permita tais coisas em suas reuniões tampouco. Na qualidade de líder, deve deixar o encontro seguir seu curso, mesmo correndo o risco de esbarrar numa casa de marimbondos. Pelo menos as coisas voltarão ao normal.
Tudo isso é possível desde que não se tenha um polemista no grupo. Certo pregador do século XIX, D. L. Moody dizia: "A melhor maneira de mostrar que uma bengala é curva não consiste em argumentar, ou em gastar tempo censurando tal idéia, mas em pôr uma bengala reta ao lado da outra". Não é isso o que desejam as pessoas com espírito de controvérsia; querem simplesmente debater. Lembram os técnicos de baseball que saem e gritam com o árbitro, atrasando o jogo e prejudicando os demais. A contestação nunca convence ninguém e raramente serve a algum propósito. Peça ao polemista que se retire, como faria o árbitro, e prossiga. Você e os demais torcedores ficarão satisfeitos.
Raramente também se ouve algo a respeito da etiqueta a ser seguida em reuniões. Além das regras de argumentação, existem vários outros preceitos que não devem ser esquecidos. Seria bom imprimi-los e afixá-los na sala de reuniões como um lembrete motivador.

Regras para a Reunião
- Não entrarei em controvérsias;
- Não serei incômodo;
- Reconhecerei quando estiver errado;
- Permitirei que outras pessoas falem também;
- Respeitarei a opinião alheia;
- Encontrarei maneiras criativas de ressaltar meu ponto de vista, de modo que todos possam entendê-lo;
- Não fingirei saber aquilo de que estiver falando, quando realmente não sei.

Gostaria de acrescentar algo a respeito da ênfase. Uma parte do que sei deve-se ao fato de ter sido professor primário durante anos, a outra parte, devo ao meu estudo das técnicas empregadas por Jesus quando tentava persuadir por meio de parábolas. Devemos encontrar maneiras criativas, recursos visuais desprovidos de linguagem verbal a fim de atingir nosso objetivo. Com exceção dos financistas e dos cegos, a maioria se orienta pela visão. Apesar disso, fazemos as pessoas ficarem sentadas durante horas ouvindo intermináveis discursos, sem que elas tenham outra imagem senão a da folha de tópicos diante de si. Sempre se pergunta por que a gente fica desenhando durante reuniões. Porque ficamos enfadados, sim, mas também porque estamos visualizando nosso enfado.
Não estou pedindo que entremos na sala de reuniões com acessórios de palhaço. (Não é necessário enfatizar o que talvez já pensem a nosso respeito.) Permitam-me duas ilustrações de como estimular a veia criativa. Conto com um grupo de editores entre os mais talentosos e brilhantes deste país. Por isso mesmo, são também perfeccionistas. Devido ao seu perfeccionismo, tenho de lutar com eles para deixarem o livro ser impresso, pois querem revisar as provas "só uma vez mais". Sua convicção sobre o que é bom ou não é muito forte, graças ao que podemos oferecer produtos da mais alta qualidade aos consumidores; todavia, costumam discordar veementemente quanto ao emprego de uma palavra que concorra com outra semelhante e aceitável. Para fazer valer minha tese, entrei numa reunião segurando um sino grande. Enfatizei o ponto de que todos nós reconhecíamos aquilo como um sino. Fiz ele soar o mais alto e longamente possível. Assim, concordamos em que o sino badalava. Perguntei quantas badaladas exatamente eles tinham ouvido. Rostos perplexos. Aonde eu queria chegar? Este sino assemelha-se à qualidade: todos nós o reconhecemos ao vê-lo, mas nem todos o vêem exatamente da mesma maneira. Nunca esqueceram a lição.
Outro relato edificante presenciei numa conferência internacional sobre vendas, da qual participei alguns anos atrás. O orador e autor Patsy Clairmont falou de suas lutas, frustrações e excesso de zelo. Em seguida, tirando dá bolsa um maço de elásticos completamente emaranhados, disse que aquilo ilustrava perfeitamente sua vida em dada fase. Nunca esqueci essa ilustração. Como vimos acima, também Jesus empregava ilustrações para se fazer entendido.
Aprendamos a ler os que nos ouvem e tomemos as devidas providências. Nunca entenderei como alguém poderá tornar-se orador profissional se não for capaz de interpretar o seu público. No que se refere a Jesus, era ele um mestre supremo em ler os que o ouviam. Ele sabia quando sofriam, revoltavam-se ou frustravam-se. Isso requer muito exercício, ainda que nosso público seja de cinco ou seis pessoas. Já tive a oportunidade de ver gente fixar o olhar na mesa de reunião enquanto algum participante falava monotonamente e sem parar, sem se importar com a reação dos circunstantes. O mesmo pode-se dizer de alguns oradores públicos.
Quando colei grau, vestindo a beca e a borla, vi quando o orador convidado, uma pessoa ilustre e de projeção nacional, entrou no grande salão de formatura. Ele viu as lágrimas e os sorrisos e, sem dúvida, o estado de excitação do ambiente. Havia preparado um discurso longo, para o qual, entretanto, não estávamos preparados. Sabiamente, aproximou-se do microfone e, ao conseguir nossa atenção, proferiu uma das mais breves e, não obstante, memoráveis palavras que jamais ouvi. Disse ele: "Caros estudantes, apenas desejo que nunca se esqueçam disso: Deus não abençoa o seu sucesso; Deus abençoa sua fidelidade". Dito isso, desceu do púlpito e retirou-se. Soube entender perfeitamente seu público. Levantou-se, falou tudo que tinha a dizer e calou-se. O orador oficial mais tarde falou por uma hora e vinte minutos, e devo dizer que não me lembro de nenhuma de suas palavras.
As reuniões são o que são porque somos o que somos: imperfeitos. Seja como for, devemos buscar nosso aperfeiçoamento e o das nossas reuniões. É Jesus, na Bíblia, quem nos deixa grandes exemplos. O resto compete a cada um de nós.

CONSELHOS PRÁTICOS

1. Convoque a maioria das reuniões necessárias para o período da manhã, quando as pessoas estão mais dispostas.
2. Marque brainstormings para um ou dois dias do ano.
3. Comece as reuniões em ponto. E ponto-final.
4. Não venha para a reunião despreparado, nem permita que outros também o façam.
5. Procure sempre ilustrar enfaticamente e por meio de recursos visuais os pontos mais relevantes da pauta.

Texto extraído do Livro:

"Os 25 Problemas mais Comuns nos Negócios"
Autor: Jim Zabloski
Editora Vida (www.editoravida.com.br)

Dimensões: 280 Páginas / 14x21cm
Cod. do Produto: 85-7367-073

No site:
Link: Livraria On Line / Atualidades / Página 2.

Jim Zabloski / Editora Vida

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